Concentration

Comment être organisé ?

être organisé
Ecrit par Jean-Yves Ponce

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Comment être organisé.

Il est 9h03.

J’ai oublié la plupart de mes affaires, et j’ai 3 minutes de retard pour mon premier cours d’une nouvelle matière : organisation.

Malgré un gros coefficient pour l’examen final, j’ai détesté l’organisation dès le premier jour.

Et ce n’était pas une surprise car depuis toujours ma mère était constamment à me crier dessus parce que je ne rangeais pas ma chambre par exemple. Il y avait des légo qui trainaient de partout.

Au collège, j’étais celui qui ne classait jamais les polycops dans les classeurs, qui ne remplissait jamais les cahiers, et qui faisait ses devoirs le matin du jour J.

Dans le dictionnaire, à côté du mot « désorganisé » il y avait ma photo.

Pourtant, depuis Potion de Vie tout a changé.

Tout a dû changer.

C’était une nécessité, et cela en sera certainement une pour vous aussi.

Le monde devient toujours plus complexe avec de plus en plus de paramètres à gérer.

Alors si vous avez envie de vous organiser pour réussir, que ce soit pour vos études, votre travail ou même au quotidien, cette vidéo est pour vous.

Je ne pensais pas que les cours d’organisation allaient me servir un jour.

Et pourtant, sans un minimum d’organisation, je passerai mon temps à courir après le temps dans le stress.

Et à perdre plein d’affaires et de papiers au passage !

Alors pour vous éviter tout cela, je vais vous parler des fondamentaux de l’organisation selon moi.

TO-DO lists

Tout commence par là. C’est la première étape.

Recensez tout ce que vous devez faire. Recensez tout ce que voulez faire.

Je vous recommande de faire cela dans un format papier.

Pourquoi ?

Déjà parce que lorsque vous écrivez, vous mémorisez mieux les choses. Ensuite, l’idée de la to-do list n’est pas d’être transportée, mais d’être constamment accessible quand vous vous réveillez.

C’est comme un rituel.

Sans avoir à ouvrir un fichier au fin fond de votre ordinateur.

Vous pouvez le raturer, barrer les choses, le feuilleter.

C’est sur la To-do list que vous graverez des choses comme « apprendre l’anglais » ou « organiser le voyage à Bali » ou encore « mettre en place mon organisation ».

Vous ne perdez ainsi aucun de vos objectifs de vue, et vous pourrez ainsi vous organiser plus facilement.

Une to do list, c’est une suite de choses marquée avec des tirets, tout simplement, mais cela peut prendre une forme plus élégante, plus complète, et plus personnalisable :

Le bullet journal, ou « Bujo ».

Dans le bullet journal, vous allez directement en profondeur de chacun de vos objectifs en le décortiquant, et en créant des sous-listes pour aller encore plus loin.

Cela vous demandera un peu plus de temps, mais vous aurez une vision encore plus précise de l’avancement de tous vos projets.

Si vous avez envie d’en savoir d’avantage sur cet outil, sachez que j’ai fait une chronique complète de la méthode de Ryder Carroll, le créateur du Bullet journal.

Bullet journal ou simple to-do list, maintenant que vous avez en vue tout ce que vous devez faire, il vous faut maintenant utiliser votre deuxième outil indispensable à une bonne organisation : le planning.

Planning

La to-do list vous a donné la direction générale. Le planning sera chargé lui de répartir votre temps disponible pour chaque chose, à l’avance.

Il est impossible de parler d’organisation sans cet outil.

Vous l’utiliserez tous les jours.

Plusieurs fois par jour même.

Vous allez donc allouer des blocs de temps dans la semaine pour répartir ce que vous avez à faire.

Votre planning doit également tenir compte de vos rendez-vous qui ne sont pas spécialement dans votre to-do list.

Si je vous ai recommandé la version papier pour la to-do list, pour le planning, je vais préconiser la version digitale, comme un tableur par exemple, mais si vous préférez l’avoir constamment sous les yeux, et que vous êtes du style à écrire alors un tableau véléda fera parfaitement l’affaire.

Le planning est constamment en train de changer. Vous avez des imprévus, des rendez-vous de dernière minute, des rendez-vous annulés, des sorties, des impératifs administratifs…

Votre planning doit être toujours lisible et « propre ».

Deux choses très importantes à savoir sur votre planning si vous voulez être au top de l’organisation :

  1. Synchronisez tous vos rendez-vous et appels prévus entre votre agenda et votre téléphone. De cette manière, vous êtes certains de ne rien manquer et vous gagnerez un temps précieux dans votre organisation.
  2. Etablissez le planning général une semaine à l’avance. Utilisez un créneau de temps le dimanche spécifiquement pour créer votre planning de la semaine à venir. Un quart d’heure minimum pendant lequel vous passez en revue les éléments de votre to do list et vous répartissez les étapes suivantes dans votre planning

Enfin, ne tombez pas dans le piège de vouloir surcharger votre planning comme pour meubler le moindre espace de temps disponible.

Voici un exemple de ce qu’il ne faut pas faire : mon planning de mes débuts d’entrepreneur :

Je voulais caser le maximum de choses pour être sûr de bien avancer sur tous les fronts et pour ne pas perdre de temps.

Vous voyez, il n’y a que très peu d’espaces libre, autrement dit mon cerveau n’avait pas le temps de souffler.

En plus, j’étais constamment à courir après le temps pour respecter mon planning. Au bout de deux semaines, j’ai été complètement lessivé. J’ai fait une espèce de burnout.

Quand vous répartissez les choses dans un planning vous avez tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour les faire.

Donc pour être bien organisé, prévoyez aussi une marge de sécurité avec un temps minimum entre chaque bloc temps.

Bien sûr il n’est pas impossible d’avoir un planning très chargé au bout d’un moment, mais cela arrive avec l’expérience, quand vous avez déjà l’habitude de vous organiser efficacement.

Si vous êtes débutant, et que l’organisation c’est nouveau pour vous, alors il vaut mieux commencer plus léger et l’étoffer au fil des semaines.

Maintenant, vous êtes prêt à bosser, il vous reste à vous organiser au quotidien. Voici quelques astuces :

Comment être organisé au quotidien

Commencez par organiser votre espace de travail. Ce qui veut dire, le désemplir, le désencombrer, le nettoyer.

Un bureau clean, voir minimaliste fait vraiment la différence lorsqu’il s’agit de travailler.

Gardez à portée de main les objets indispensables.

Un bureau constamment encombré est démotivant, et en plus vous perdez les choses, notamment les papiers.

En parlant de papiers justement, autre truc pour être organisé : classez vos papiers immédiatement dès qu’ils arrivent.

Enregistrez les factures, classez les courriers et si vous ne pouvez pas les traiter immédiatement, alors placez-les sur une pile dédiée que vous traiterez plus tard dans la journée.

Pas demain !

Et puisque l’on parle de classement, prenez l’habitude d’étiqueter les choses et de les ranger au bon endroit. Un endroit dédié évidemment, pas « là où il y a de la place » !

De cette façon vous vous éviter énormément de stress et croyez-moi le gain de temps lorsque vous chercherez les choses sera ENORME !

Pour être organisé : anticipez !

Organisation rime avec anticipation.

Il n’y a rien de pire que de devoir perdre du temps et mettre en péril toute votre organisation parce que vous n’aviez pas pensé à refaire les stocks de consommables que vous utilisez par exemple ou bien parce que vous avez oublié une étape clé entre deux tâches à accomplir.

Prenez l’habitude d’avoir de l’avance.

Au niveau du temps, anticipez que vous aurez forcément des imprévus et des contretemps. Ainsi, je vous recommande de prévoir deux fois plus de temps que nécessaire pour certaines tâches complexes, surtout si elles nécessitent plusieurs interlocuteurs, comme un travail de groupe par exemple.

Ensuite, lorsque vous effectuez votre planning le dimanche, pensez également à un plan de secours au cas où tout ne se passe pas comme prévu dans la semaine à venir.

Par exemple, que pourriez-vous faire si vos séances de répétition espacées ne peuvent pas être accomplies, ou que faire si quelque chose que vous aviez prévu se révèle impossible ?

Que faire pour contourner ces obstacles ?

Plus vous bâtirez des plans de secours, moins vous serez pris au dépourvus.

C’est ça qui fera de vous des personnes organisées. Pour aller plus loin, n’oubliez pas de consulter également la matrice d’Eisenhower

Voilà, je vous ai partagé le plus gros de ma méthode pour être organisé au quotidien, dans le travail et pour les études.

Je suis passé de chaotique à organisé et j’espère que ces quelques conseils vous auront été utiles

N’hésitez pas à donner d’ailleurs vos trucs et astuces pour être organisé directement dans les commentaires. Je donnerai accès à un podcast exclusif (sur l’organisation) aux meilleurs des commentateurs.

Si vous aimez mon travail, n’oubliez pas de me le faire savoir sur Tipeee,

Merci à vous !

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2 Commentaires

  • Très instructif,
    je suis justement en train de m’améliorer à organiser mon temps, j’avais aussi acheté le livre bullet journal et j’ai hâte de comprendre le principe.
    L’astuce que j’utilise pour ma to do list c’est de rajouter des couleurs pour chaque jour ou mois, ca me permet de mieux retenir.

  • J’utilise trois méthodes pour pouvoir m’organiser :

    Le bullet Journal met utile pour écrire des objectifs à l’année, mes sentiments, un trackers et des collections et avoir une vision large des choses. J’ai bien-sûr des post-it pour des idées qui me vienne ou que l’on me communique par tel.( je les jettes rapidement pour ne pas être encombré. )

    L’application Things 3 sur iOS est simple, intuitive et efficace pour s’organiser.
    Elle est connecter avec calendar numérique. https://culturedcode.com/things/

    A oui, je suis en train d’expérimenter la Mindmap et j’ai commencer à lire en pdf les 3 premiers chapitre de votre livre.

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