Concentration

Matrice d’Eisenhower : comment arrêter de perdre du temps bêtement

Ecrit par Jean-Yves Ponce

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Avez-vous déjà entendu parler de la Matrice d’Eisenhower ?

Il s’agit d’un outil de gestion du temps très connu des managers, et qui a pour but de vous aider à prioriser vos tâches.

Voici comment il se présente :

matrice d'eisenhower
matrice d’Eisenhower

Lorsque vous êtes étudiant ou que vous souhaitez reprendre des études, vous avez à faire à 4 types de tâches :

  • Les tâches urgentes et importantes
  • Les tâches urgentes et non-importantes
  • Les tâches non-urgentes et importantes
  • Les tâches non-urgentes et non-importantes.

Matrice d’Eisenhower : comment ça fonctionne

Lorsqu’une situation se présente à vous, vous devez rapidement la classer dans un des 4 cadrans de la matrice d’Eisenhower.

Selon la tâche qui vous attend, vous allez y répondre d’une façon différente.

Si la tâche est urgente et importante :

ex : sortir d’une maison en feu, rendre un dossier important pour aujourd’hui, traiter une situation d’urgence absolue, passer son examen ou son concours qui a lieu maintenant, etc.

Vous n’avez pas le choix, ce type de tâche est à traiter immédiatement. Cela revient un peu à utiliser la technique des deux minutes. Attention cependant, tout ce qui rentre dans ce cadre n’est pas forcément « urgent-important » ! Veillez donc à bien effectuer le tri avant.

Si la tâche est non-urgente, mais importante :

ex : Vous former, lire un livre important, planifier votre agenda pour le mois prochain, prévoir un événement important pour votre carrière à long terme, réviser pour votre examen dans quelques mois, etc.

Ces tâches devraient être votre priorité absolue.

Pourquoi ?

Parce qu’elles sont les plus importantes pour votre bien-être et votre évolution. Ces tâches doivent être planifiées et vous devriez accorder du temps à leur réalisation.

L’ennui, c’est que bien souvent, par manque de temps, les gens ont le réflexe de les remettre à plus tard. Que se passe t-il alors ?

Soit elles finissent par ne jamais être traitées (ce qui vous donnera des regrets) soit elles finissent par devenir urgentes et importantes car vous n’aurez pas su les prendre à temps (et vous aurez ainsi le sentiment de vivre dans l’urgence).

A vous de trouver de la place dans votre emploi du temps… dès maintenant !

Les tâches non-importantes et urgentes

ex : quelqu’un débarque dans votre bureau pour vous parler de quelque chose d’importance moyenne. Une sollicitation de votre smartphone, un email qui semble important sur le moment, une réunion de dernière minute sans ordre du jour, etc.

La difficulté consiste à identifier ces tâches à l’avance pour ne pas les confondre avec les tâches urgentes et importantes. Beaucoup font la confusion entre les deux. Cela leur donne l’impression que tout est important.

Pourtant, si vous y regardez de plus près avec la matrice d’Eisenhower, ce n’est pas le cas. Posez-vous la question : est-ce que cette tâche me concerne directement et est importante pour moi ?

Si votre réponse à ces questions n’est pas un OUI fort et indiscutable, alors il ne s’agit pas d’une tâche urgente et importante.

Que faut-il faire avec ces tâches ?

Les déléguer au maximum dans la mesure du possible ! Après tout, elles ne sont pas d’importance capitale, alors votre but va être de perdre le moins de temps possible avec.

Les tâches non importantes et non-urgentes

ex : les commérages autour de la machine à café, les futilités, errer sur les réseaux sociaux sans but, etc.

Ces tâches vous coûteront du temps, de l’argent et de l’énergie. Vous devrez donc les identifier et les éliminer au plus vite.

Même si la matrice Eisenhower est très connue dans certains milieux du management, elle est malheureusement trop peu exploitée et mise en application.

Je pense qu’il n’est pas nécessaire d’être manager pour utiliser cet outil. N’hésitez plus !!

Tutoriel complet sur la matrice Eisenhower
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