Concentration

Comment gagner en productivité en devenant monotâche : 5 ingrédients efficaces

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Ecrit par Jean-Yves Ponce

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Article invité rédigé par Benjamin de Gerer son temps

Ça y est, vous êtes debout, frais et dispo. Remonté à bloc pour démarrer votre journée et abattre la quantité de travail qui vous attend.
Une tonne d’activité bien sûr avec la contrainte d’un emploi du temps non extensible pour tout réaliser et être à l’heure pour récupérer les enfants à l’école.
Un beau défi en perspective.

Vous n’avez pas démarré que vous craignez déjà de ne pas parvenir à boucler vos activités dans les temps. Trop de sujet à adresser.

Vous savez quoi ?

Vous êtes probablement comme la plupart des gens, vous faîtes trop de choses à la fois. Cette attitude plombe votre productivité.
Vouloir travailler sur plusieurs activités en même temps, c’est comme vouloir nettoyer votre voiture avec une brosse à dent. Vous y passerez plus de temps et le résultat ne sera pas à la hauteur de vos espérances.

A l’heure du tout connecté, nous sommes sollicités continuellement. La tentation de se disperser et vouloir tout gérer en même temps est grande, fréquente et du coup malheureusement assez normale.

Voyons pourquoi, et surtout comment, en devenant monotâche, vous pouvez résoudre simplement cette vielle habitude.

Le constat

Commençons par un constat, être multitâche vous rend moins productif. Je n’invente rien. Des universités et même de grosses entreprises se sont penchées sur le sujet (Microsoft notamment). Le bilan est sans appel, être multitâche à des conséquences dramatiques sur votre efficacité. Voici quelques résultats tirés de ces études.

  • Etre multitâche réduit en moyenne la productivité de 40%. C’est un chiffre énorme. Que pourriez-vous faire de plus sans cette perte sèche ? Terminer votre travail plus tôt ? Avoir de nouvelles activités ?
  • La qualité de votre travail que vous produisez diminue. En vous dispersant, vous êtes moins concentré.
  • Il vous est plus difficile de faire les bonnes connexions entre les différents sujets. Votre esprit s’éparpille trop.

Vous en avez déjà fait l’expérience mais dans la vie quotidienne, vouloir faire 2 choses en même temps produit rarement le résultat attendu.

En devenant mono-tache :

  • Vous accomplirez vos activités plus rapidement tout en étant moins stressé.
  • Une fois le boulot terminé, vous en tirerez également plus de satisfaction puisque vous aurez la sensation du travail bien accompli. Je suis sûr que vous avez déjà ressenti cette sensation étrange lorsque vous êtes totalement concentré sur votre activité. Cette état d’esprit un peu déconnecté de la réalité, où la quantité de travail abattu en peu de temps vous fait dire « Wow, j’ai sacrement bien avancé là ! ».
  • Vous élèverez la qualité de votre travail puisque la majorité de votre matière grise s’y consacre.

Votre but doit être de garantir qu’une activité démarrée soit menée à bout. Mieux vaut cela que démarrer plein de choses et n’en terminer correctement aucune.
Alors non, devenir mono-tache ce n’est pas régresser dans sa capacité à travailler. Bien au contraire, cela signifie consacrer toute votre énergie à la réalisation d’une seule activité à la fois. Sans dispersion, sans distraction, dans le seul but de la mener à terme avec efficacité.

On pourrait croire que faire moins de choses va s’avérer plus simple.

C’est faux.

Heureusement, vous avez la main sur plusieurs leviers afin de reprendre du contrôle sur vos activités. Découvrons ensemble les solutions qui vous permettront de doper votre efficacité quotidienne.

Les solutions

Le choix de l’activité

Ce premier conseil est capital et vous ne devez pas vous y soustraire. Avant même de démarrer votre activité, demandez-vous si vous devez réellement la faire.

Devenir monotâche vous oblige à choisir en toute connaissance de cause la tâche que vous allez réaliser.

Avez-vous vraiment besoin de rédiger ce rapport ? Ou apprendre entièrement tous le cours d’histoire de la veille ? Donnez les premières places aux tâches réellement importantes.  Ce point est capital lorsque l’on est monotâche, au risque de brûler du gaz sur les mauvais sujets.

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Cette phrase résume bien ma pensée. Choisissez vos activités judicieusement.

Pas certain que regarder des vidéos de chat sur internet soit dans le top 3 du jour (sauf peut-être si vous êtes un spécialiste du dressage de ces bêtes à poil).

Vous voulez savoir le pire ?

Nous avons tous tendance à choisir l’activité qui nous convient au détriment de celle qui est importante. Il plus facile de trier ses e-mails que d’appeler un client mécontent. Il est plus facile de surfer sur le net que de se motiver pour apprendre ses cours. Alors posez-vous la question. Est-ce que l’activité que je démarre est bien la bonne ?

Considérez le choix de vos activités comme la première action de la journée. Mieux encore, faîte cet exercice la veille au soir pour être directement dans le bain dès le lendemain. En prenant ce réflexe, vous placerez vos efforts sur les actions qui ont les plus fortes valeurs ajoutées dans votre travail.

Planifiez

Une fois vos actions identifiées et découpées en tâche unitaire, vous avez la matière première de vos activités. Maintenant, il s’agit de les planifier dans votre agenda.
Mon conseil, ajoutez explicitement ces taches dans votre système, qu’il soit papier ou électronique.

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Ainsi, vous pouvez à tout moment vous y référer. Cela vous oblige également à fixer une deadline pour chaque activité. Plus facile de se motiver si l’on sait qu’à 11h la première activité doit être terminée pour laisse sa place à la suivante.

Autre avantage, cela permet de vous rendre « indisponible » pour les autres. En bloquant votre agenda avec vos priorités, vous ne laissez plus de place pour les sujets annexes qui n’ont pas leur place.

 

A ce stade vous pouvez soit prévoir un peu plus de temps que ce que vous estimez nécessaire à la réalisation de votre activité, ce qui permet d’absorber un débordement. Soit au contraire en réserver un peu moins pour vous challenger sur votre capacité à la mener à terme.

A la fin de la journée, si vous n’avez pas tenu votre planning, pas de panique. Inutile de culpabiliser, vous n’êtes pas parfait et des impondérables viennent souvent bousculer le planning idéal. Essayez plutôt de comprendre ce qui n’a pas marché pour mieux y faire face la fois suivante.

 

Une pause s’impose

Indispensable à toute session de concentration réussie, la pause doit également faire partie de votre quotidien.

Votre capacité de concentration est limitée et votre cerveau a besoin de respirer entre 2 sessions.

Pensez à une séance de sport, au bout d’un certain temps (qui est peut-être très court chez certains) vos muscles seront chauffés et douloureux. Il vous faudra prendre un break pour revenir dans un état acceptable, voir confortable, pour continuer efficacement. Ici c’est la même chose. Vous n’êtes pas une machine.

Alors tous les 30 minutes, prenez 5 minutes de pause. Allez marcher, grignotez quelque chose, buvez un peu : thé, café, eau, etc… pas d’alcool on est bien d’accord.
Décrochez de votre réflexion pour permettre à votre cerveau de prendre du recul et revenir gonflé à bloc.

Prendre des pauses ce n’est pas être feignant, c’est au contraire apprendre à respecter votre corps et votre esprit.

Stop aux distractions

Un employé lambda perd environ 2h par jour à cause des distractions.
Sachant de plus qu’il est distrait en moyenne toutes les 10 minutes.

Flippant non ?

J’ai du coup une bonne et une mauvaise nouvelle sur ce sujet.
Je commence par la mauvaise. La plupart des distractions qui génèrent des interruptions de votre travail sont de votre fait : consultation des e-mails, coup de téléphone, surfe sur internet, etc…

La bonne nouvelle, c’est que par conséquent, il ne tient qu’à vous que cela change.

Ces distractions vous coupent dans votre élan et il vous faut du temps derrière pour retrouver votre concentration. En faisant un rapide calcul sur une journée vous seriez surpris du temps gaspillé ainsi à chaque interruption.

Ici, il va falloir être radical et éliminer vos notifications. SMS, e-mails, messages Facebook, même peut être le téléphone sur certaines périodes.

Honnêtement, dans combien de cas une notification que vous lisez pendant une session de travail est-elle plus importante que votre activité en cours ? Pratiquement jamais j’en suis sûr. En accordant du crédit à ses notifications, vous leur donnez une place et une importance qu’elles ne méritent pas.

Le cas des e-mails peut à première vue sembler problématique, mais comme pour le reste, coupez les notifications. Ménagez-vous plutôt 2 ou 3 sessions dans la journée où vous les consultez en bloc et y répondre.
Vous n’avez pas besoin de lire un mail dès qu’il arrive, tout comme vous n’avez pas besoin de regarder les photos des copains sur Facebook pendant que vous tapez un rapport.

Distractions

Vous allez m’opposer le fait qu’il y a des interruptions que l’on ne peut pas contrôler.
Elles vous tombent dessus sans que vous puissiez vous y soustraire.

Dans ce cas, comment faire ?

Si par exemple un collègue vient vous « déranger » pendant que vous êtes super concentré sur votre tâche, éconduisez le poliment. Évitez le « Jean-Pierre t’es gentil mais je n’ai pas que ça a à faire ! » et préférez un correct « Désolé Jean-Pierre, je ne suis pas dispo dans l’immédiat mais envoie moi un mail avec ta demande et j’y jetterai un œil plus tard ».
Sait-on jamais, demain c’est peut-être vous qui aurez besoin de lui.

Toute la stratégie consiste surtout à identifier ces sources d’interruptions, car nous sommes en général trop habitué à répondre aux sollicitations externes (ou trop gentil dans certains cas). Une fois que vous les connaissez, vous pourrez y associer un nouveau comportement.

Une astuce, gardez sous le coude un carnet ou tout autre système de saisie, quel qu’il soit, qui vous permette de prendre des notes. Une idée qui survient, une demande externe, notez là pour ne pas l’oublier et y revenir plus tard. Ainsi, vous ne laissez pas passer les points importants et vous ne vous êtes pas interrompu longtemps.

Quand vous faîtes quelque chose, ne faîtes que cela mais faîtes le bien.
Vous avez un article de blog à écrire ? Coupez votre télévision, votre accès internet, mettez le téléphone en silencieux et écrivez !

 

Faites en une habitude

La prochaine étape, maintenant que vous savez vous focaliser sur une seule activité, est de transformer cela en habitude.

Vous devez créer une routine pour que ce mode de fonctionnement devienne votre norme et votre meilleure arme.
Ce conseil est sans doute le plus difficile à mettre en œuvre, mais il vous garantira un fonctionnement pérenne.

Vous devez donc casser votre ancienne façon de travailler pour en établir une nouvelle.
Pour cela, appliquez les points que nous venons de voir. Mais pas tous en même temps sinon la cassure sera brutale et difficile tenir sur la distance.
Prenez les plutôt un par un, pour les maîtriser et les appliquer par réflexe.

Pas la peine d’être pressé car à trop vouloir vous précipiter vous ne parviendrez pas à les appliquer.

Pour vous aider je ne peux que vous encourager à lire les articles de Jean-Yves sur la manière d’installer une nouvelle habitude. Notamment celui sur les routines : http://www.potiondevie.fr/routine-vie/

 

Arrêtez d’être réactif

Sephen Covey dans son livre « Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent » prône à juste titre la proactivité sur la réactivité. Ce point est important car il synthétise la démarche que nous avons vu jusqu’ici.

En restant réactif, vous réagissez aux sollicitations et événements extérieurs lorsqu’ils surviennent.

Ceux-là même qui vous poussent à dévier de votre route pour donner de votre attention à des sujets qui ne les mérite pas.

Au contraire, en devenant proactif, vous anticipez les situations à problème pour y appliquer un traitement et un contrôle avant qu’ils ne surgissent. C’est le cas de ce que nous avons vu jusqu’ici.

  • Vous ne voulez pas être dérangé pendant vos sessions de travail ? Soyez proactif et couper téléphone et e-mails avant de commencer à bosser.
  • Vous ne voulez pas être épuisé à la fin de votre journée ? Soyez proactif et insérez vos pauses dans vos sessions de travail.
  • Vous ne voulez pas subir votre planning et vos activités du jour ? Soyez proactif en définissant vos tâches à traiter et en les planifiant dans votre agenda le matin ou la veille.

 

Pour résumer

  1. Choisissez la bonne activité. Il est important que vous redonniez leur place aux choses importantes.
  2. Définissez les grandes lignes de vos activités et planifiez les.
  3. Halte aux distractions. Travaillez votre concentration en éliminant tout ce qui peut vous détourner de votre tâche.
  4. Transformez ce mode de travail en habitude. Enfoncez le clou en intégrant le travail monotâche dans votre activité quotidienne.
    Arrêtez de réagir aux événements et devenez proactif en prenant le contrôle en amont.
  5. Soyez proactif et non plus réactif.

En étant monotâche, vous avancerez pus vite.
Vous générerez moins de stress.
Vous vous concentrerez sur les sujets importants.
Vous ne vous jetterez plus partout.

Il vous faut affûter votre concentration de manière à n’être focalisé que sur le sujet qui retient votre attention. Que ce soit lorsque vous étudiez, travaillez votre mémoire, lors d’une session de cuisine, etc…

Vous voulez passer du temps avec vos enfants ? Ne laissez pas votre télévision allumée en fond sonore. Consacrez votre énergie pour eux et uniquement pour eux. Le plaisir ressenti n’en sera que plus fort.

Le mot de la fin

Alors maintenant, pensez-y.
Essayez d’avoir une petite sonnette d’alarme quand vous commencez à travailler.
Quand elle sonne, quand vous commencez à vous disperser, revenez dans le droit chemin de vos intentions de départ. Bref, fixez vos objectifs, soyez monotâche et devenez enfin plus productif.

Vous voyez que vous n’avez pas besoin d’outils complexes pour faire cela, juste de la bonne méthode et de la volonté.

Si vous souhaitez découvrir d’autres moyens pour améliorer votre efficacité, retrouvez moi ici : http://gerer-son-temps.com

Benjamin (et un grand merci à Jean-Yves de m’avoir donné l’opportunité de publier ici !)

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19 Commentaires

  • Super article, très utile et simple à mettre en oeuvre si on se donne les moyens…nous avons le contrôle! Alors au travail, une tache à la fois en étant pro-actif et en supprimant toutes les distractions, je m’y mets 😉 Merci pour ce super article!

  • Toujours intéressant de te lire. J’applique cette methode depuis Fès années cependant je suis obligée d’y inclure des pauses dues a des perturbations qui ne vienne pas de moi. Pour cela j’ai appris a me munir d’outils le permettant de sortir de ma tache et de pouvoir y revenir rapidement.

      • Pour le travail par exemple j’utilise One Notes de Microsoft. Mes actions sont prévues sur l’outils et ce dernier est assez flexible .
        Exemple , je travail sur une mise en production ou du code. Si je suis intérrompu par un coup de fil ou un collègue qui me demande des renseignements, je note immédiatement là ou j’en suis dans One Notes.
        Ca me permet de pouvoir même me décrocher de ma tâche sans en perdre complètement le fil.

        A la maison j’utilise TRELLO et je découpe ma tâche. Ca me permet aussi de suivre et de pouvoir interrompre.

        • Je connais OneNote, je l’ai remplacé par Evernote qui me correspond mieux. Même concept mais approche un peu différente. Par contre je ne connais pas Trello, je vais aller y jeter un oeil. Merci pour ce partage !

  • Merci pour tes conseils, je les applique au quotidien et c’est vrai que ça fait vraiment une différence. Pour ma part j’utilise en plus un timer pour travailler sur les taches les plus difficiles comme rédiger un article de blog.

      • Oui, j’ai essayé la méthode Pomodoro, mais je trouve les laps de temps trop court (25 min si je me rappelle bien). Dans mon cas précis, ce qui marche le mieux est de travailler 50 min, puis 10 min de repos, puis 50 minutes. C’est à dire que je travaille deux fois 50 min sur un sujet avant de passer à un autre.
        Le matin, je fais en général ce processus deux fois (environ 4 heure de travail) en travaillant donc sur deux sujets différents, et ensuite l’après midi je me consacre à des taches comme les emails…. c’est comme ça que je suis le plus productif !

        • Très intéressant. La technique Pomodoro est bien pour démarrer quand on n’a pas vraiment de méthode. Apres comme tu le fais, adapter la durée des sessions de travail à son propre rythme c’est idéal. Je vois que tu as déjà bien étudié le sujet et visiblement trouvé une manière qui te convient d’être productif 🙂

  • Bonjour,

    J’ai mes révisions de partiels qui durent 4 semaines pour 6 matières avec 1 matières qui a un coefficient bien supérieur aux autres
    J’aurai aimé savoir si réviser une matieres par jour ou 2 laquelle pourrait être la meilleure solution ? Sachant que j’aime bien prendre mon temps pour relire

    Merci

    • Hello,
      1 ou 2 matières je dirais que cela dépend de toi. Si tu penses que travailler 8h (par exemple) sur une matière te convient alors GO ! Peut être que 4h sur une matière le matin et 4h sur une autre l’après midi fonctionnera mieux. A toi d’essayer 🙂 . Le tout je pense est de ne pas naviguer entre plusieurs matières tout au long de la journée pour éviter de générer de la confusion. Bon courage, j’ai donné pour les partiels pendant quelques belles années.

  • Merci pour l’article
    Ce qui m’aide vraiment en terme de productivité c’est de définir la projet, et la tâche suivante dans celui ci, qui est le plus important. Je le début dès que je commence ma journée. Une fois cette tâche terminée je recommence avec la seconde tâche la plus importante.
    Note: ne pas oublier de définir la veille la priorité dans ces tâches, sinon on est trop tenté de faire selon notre humeur du jour…

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