Concentration

J’ai lu pour vous : S’organiser pour réussir (la méthode GTD)

1 septembre 2011
6 commentaires
méthode gtd
Ecrit par Jean-Yves Ponce

Bonjour à tous, voici le premier livre de mon défi des 42 livres en un an : la méthode GTD

Comme il s’agit du premier livre chroniqué ici, je vais en profiter pour vous présenter le modèle que j’utiliserai pour vous parler de chaque ouvrage, afin de garder une uniformité et de rendre la lecture la plus agréable possible.

  • Dans un temps je présenterai le sujet du livre, puis l’auteur, son domaine, ses compétences
  • Ensuite, je parlerai du livre en lui-même, de son message
  • Puis j’exposerai mon sentiment sur l’oeuvre et en retirerait les points positifs et négatifs, ainsi que les éléments que l’on peut en retirer

***

S’organiser pour réussir, la méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress

A l’époque du « tout urgent mondialisé », les sollicitations sont multiples dans le travail, comme dans la vie personnelle. Nous croulons sous les interruptions et les tâches non finies.
Nous avançons dans la vie, la tête remplie de préoccupations et les boites mails débordant de requêtes urgentes.
Au bureau, nous ne pouvons nous consacrer à une tâche longue. Nous sommes sans cesse interrompus et bientôt le désordre règne dans notre lieu de travail comme à la maison. Les projets sont oubliés, et l’excuse « J’aimerai bien mais je n’ai pas le temps » devient une norme empêchant toute productivité.

David Allen nous propose son modèle de gestion de projets, de temps et de vie, facile à appliquer et sans avoir besoin de compétences particulières. Une façon différente et très efficace de gérer son travail et ses projets personnels au quotidien.

Le but est simple : Enlever chaque parcelle de doute dans notre esprit, les récolter et les traiter. De cette façon nous obtenons ce qu’il appelle « l’esprit comme l’eau« .Le modèle GTD (Getting things done en anglais) est une véritable institution aux Etats-Unis, et un Best-Seller international.

Qui est David Allen ?

David Allen, né le 28 décembre 1945 est l’un des théoriciens de la productivité les plus influents au monde. Son parcours est très atypique. Diplômé de Berkeley, il a été magicien, serveur, professeur de karaté, agent de voyage, gérant de station service et bien d’autres. Il prétend même avoir eu 35 métiers différents avant 35 ans. 
Dans les années 80, il fonde la David Allen Company, et devient consultant à plein temps grâce à ses préceptes de productivité que ses expériences variées lui ont inspirés.

Première partie : le modèle de planification de projets

Après deux chapitres à décrire le fonctionnement du monde du travail en ce début de 21ème siècle, Allen nous présente directement le modèle qui va nous servir de guide tout au long du livre. Un simple tableau qu’il va décortiquer morceau par morceau en nous proposant les meilleures stratégies.
Pas difficile à comprendre à la première lecture, mais nous n’en somme qu’au début du livre. Chaque case contient une stratégie et chacune de nos pensées sera traitée par ce diagramme. De cette façon nous serons sereins car chaque peur, chaque doute et chaque préoccupation sera déjà inscrite dans un processus précis.

Deuxième partie : Les pratiques de la productivité sans le stress

C’est le gros du livre. David Allen nous lance dans un processus de collecte de TOUTES les affaires que l’on en cours. De la vidange de la voiture au projet sur plusieurs années. Absolument tout est passé au peigne fin, dans la vie personnelle comme dans la vie professionnelle. Tout doit avancer, et il n’y a pas de temps à perdre !

La boite d’entrée est la première étape de tout ce que l’on a à traiter. Nous devons y entreposer tout ce qui vient, comme une boite de réception de boite mail. Ensuite un premier tri se fait selon que l’élément en question requiert ou non une action.

Si ce n’est pas le cas, l’élément est soit archivé soit détruit. Mais même les éléments archivés seront utiles par la suite. Il ne s’agit pas que d’une simple pile de dossiers à faire un jour peut-être. David Allen préconise de traiter cette pile une fois par semaine pour ne pas les oublier.

C’est ici que nous recevons une quantité incroyables d’astuces d’organisation et de matériel à mettre en place pour notre organisation. Des chemises de classement jusqu’à l’étiqueteuse. Tout n’est pas obligatoire (heureusement) mais tout est bon à prendre. On sent bien l’expérience de l’auteur dans la gestion de projet et le travail administratif.

Pour autant, il ne perd pas de vue les idées un peu plus légères comme « aller au cinéma« . Oui, même cette dernière doit être notée d’une manière ou d’une autre dans la boite d’entrée !Vient ensuite le concept révolutionnaire de liste des premières actions. Si les éléments requièrent une action, il faut mentionner dans cette fameuse liste, toutes les premières actions physiques et concrètes à effectuer pour avancer.
Le système est aussi simple qu’efficace. Tout est suivi, archivé ou différé (si une action ne peut être réalisé immédiatement) . David Allen nous donne de précieux conseils à tous les niveaux et illustre avec beaucoup d’exemples que l’on rencontre fréquemment.Il nous propose un modèle de gestion horizontale (plusieurs projets de front) et verticale (planification de 1 jours à plus de 5 ans !)A la fin de cette partie, nous connaissons le système, nous savons comment l’utiliser, et l’auteur nous donne même des conseils sur comment tester notre modèle personnel pour voir si nous avons bien retenu la leçon.

3ème partie : L’impact de la méthode GTD au quotidien.

Dans les 3 derniers chapitres, Allen nous fait part de ses réflexions sur la focalisation, la concentration et l’action. Il nous montre comment les gens les plus intelligents sont également ceux qui tergiversent le plus et finissent par se perdre dans l’inaction et la panique.
Une fois que l’on arrive à cette partie, nous savons déjà tout de la méthode, et l’auteur nous livre pour finir ses conseils d’application, avec un chapitre intéressant sur la visualisation et la redéfinition des objectifs en cours.
Il nous donne les pistes pour faire de GTD un véritable guide de vie.
Il rappelle l’importance des listes des premières actions et rompt avec toutes les conceptions traditionnelles de gestion du temps que l’on avait l’habitude de lire et d’entendre.
***

Mon sentiment sur la méthode GTD :

Superbe !
L’élégance est le premier mot qui me vient à l’esprit après avoir vu le modèle GTD. Quelque chose qui a l’air simple en apparence, mais bourré de détails lorsque l’on s’en approche.
J’avais beaucoup entendu parler de ce livre, et je dois dire que je n’ai pas été déçu. GTD est applicable immédiatement pour des résultats très impressionnants. J’ai totalement réamenagé ma boite mail, et la réorganisation de mon espace de travail en cours m’a déjà permit de gagner énormément de temps !
Ca colle pile avec mon objectif de gagner deux heures par jour. Je suis même persuadé qu’à lui seul, et poussé à l’extrême, il permettrait de remplir cet objectif ! A vrai dire, j’utilisais déjà pas mal de concepts issus de GTD, dont le guide pour réaliser ses projets.
Du côté des points négatifs, il n’y a pas grand chose. Je pense que la troisième partie a beau être très motivante, elle s’éternise un peu. On ressort un peu du concret pour aller dans le discours habituel du développement personnel. Mais bon, la troisième partie, elle ne fait que 35 pages, donc ce n’est pas non plus gênant.
 Ingrédients

La méthode GTD Pour quels alchimistes ?

  • Tout le monde trouvera un intérêt et des formules qui lui seront utile.
  • Les cadres ou toute personne avec un travail administratif.
  • Si la phrase « je n’ai pas le temps » fait partie de votre vocabulaire quotidien, cessez la lecture de cet article et courrez l’acheter.
  • Toute personne manquant de rigueur et d’organisation.
  • Les personnes un peu artistes dans l’âme pourront être rebutées par l’aspect « procédural » décrit ici.

Quels ingrédients obtient-on avec la méthode GTD

  • Du temps. un ingrédient majeur vers la réussite, car il est impossible de « produire » du temps. GTD nous en fait épargner.
  • La sérénité, la tranquilité d’esprit. Booste la confiance de manière inattendue, pour peu que l’on se lance.
  • De « l’essence dans le moteur ». C’est un livre basé sur l’action.
Nombre de pages : 287
Facilité de lecture : facile

Pour plus d’informations sur la méthode GTD

sing-post-cta-potion-de-vie

Continuez à vous entrainer !

6 Commentaires

  • GTD est une référence dans le domaine de la productivité c’est certain. J’utilise encore quelques principes du livres comme le next step ou est ce qu’une tache prend moins de 2 minutes.

    Mais le système pour moi est trop complexe à appliquer dans sa globalité. Au final j’ai pioché des éléments qui m’intéressent et qui surtout me convenait le plus.

    Je pense que GTD est vraiment trop lourd à appliquer et surtout demande énormément de temps à installer.

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  • J’ai lu le livre ,mais je n’ai pas trouvé la premiére lecture facile comme toi.A la deuxiéme lecture,j’ai mieux compris le systéme dans sa globalité.Sa mise en application est quand même lourde et je trouve qu’elle convient surtout aux managers et autres cadres ayant beaucoup de responsabilités.Pour un individu moyen,la méthode est trop élaboré je trouves.En plus simple et facile d’accés il y a ZTD de Léo Babauta que tu dois connaitre.J’ai quand même pioché quelques principes comme la régle des deux minutes,l’échéancier et se poser la question de la prochaine action à effectuer pour réaliser des projets.
    En fait il faut apprendre les différentes méthodes de productivité et prendre ce qui nous convient pour élaborer notre méthode personnalisée.

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  • Merci pour cet article très intéressant !

    La méthode GTD est géniale je l’utilisais beaucoup pour gagner du temps mais maintenant je me sers mon iPad ( je suis beaucoup en déplacement)pour mieux m’organiser notamment en réunion. Pour cela, j’ai testé pas mal d’applications de prise de notes et organisation des tâches/ToDo et je pense avoir trouvé une application qui répond à mes attentes. Ainsi, je vous conseille mon coup de coeur du moment « Beesy ». C’est une app pro qui à partir d’une prise de notes structurées en réunion (gérée par l’application) génère des listes ToDo qu’on peut parcourir par type d’actions, personnes ou projets. Le compte rendu et la mise en forme pro sont générés automatiquement grâce à la prise de notes et on peut l’envoyer par à tous les participants . Le gain de temps est considérable.

    Je recommande Beesy à tous ceux qui organisent ou participent souvent à des réunions de travail. http://www.beesapps.fr/note-ipad-beesy/

    Meslie

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  • Merci pour cet article c’est un mine d’informations ! J’ai trouvé exactement ce que je cherchais… merci encore pour le partage. A bientôt Marco

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