Gérez ses emails de façon efficace, un an après

Gérer ses emails : Bonjour amis alchimistes,

Aujourd’hui un article un peu spécial, puisque je viens vous faire un retour d’expérience qui a duré en gros un an. En effet, le 17 février 2012 j’écrivais un article sur comment organiser votre boite mail de façon efficace.

Mon but à l’époque était de constituer un système d’organisation « à la GTD » de façon à ce que chaque fois que je quitte ma boite mail, je me retrouve avec une boite de réception vide.

Il y a eu du bon, et du moins bon. Ce qui va vous intéresser, vous, c’est de savoir ce qui marche et ce qui ne marche pas pour devenir ultra réactif sans y passer votre vie.

Gérer ses emails : Ce qui marche

• L’organisation générale en dossiers de classements fonctionne évidemment pas mal. Je mets un bémol cependant, car certains dossiers sont inutiles et alourdissent le temps de réflexion (où je range ce truc ?). Plus vous avez de dossiers, plus vous ralentissez en fait la façon dont vous traitez vos emails.

• Les configurations pour que chaque mail de type « Newsletter » arrive directement dans le dossier concerné. Ca ca marche bien. Par exemple, mon dossier « ami » me permet de voir tout de suite quand je me connecte si j’ai des emails prioritaires (les amis avant tout !).

Gérer ses emails : Ce qui ne marche pas

• Les sous dossiers de dossiers. Ils ne servent à rien. Au contraire, ils risquent même de vous perdre car certains mails peuvent aller dans plusieurs catégories de dossiers, et quand il s’agit de les retrouver…

• Le dossier @action. Le dossier @action était censé symbolisé les mails importants exigeant une réponse. L’idée est bien, mais absolument inutile. Si chaque fois vous devez regarder à l’intérieur d’un dossier pour voir ce que vous avez à faire, vous allez vite en avoir marre de regarder. 

Les améliorations apportées

Mon dossier @action maintenant, c’est tout simplement ma boite de réception. Si un message s’y trouve encore, c’est qu’il  demande une réponse de ma part. Je n’ai pas à cliquer, je vois tout de suite ce que j’ai à faire.

J’ai également réduit considérablement le nombre de dossiers et sous-dossiers. Plus vous avez de parties, plus vous cela vous prend du temps de classement.

Je n’ai gardé que « Documents références » pour les papiers vraiment importants, « identités » pour les mots de passe, « newsletter », « amis ». J’ai crée un immense dossier « blogosphère » dans lequel je classe pratiquement toutes les correspondances qui viennent du web.

Je ne traite plus tout ce qui est possible dans les 2 minutes comme le  préconise GTD. C’est bien gentil, mais si je le faisais, je resterai enchaîné à ma boite mail toute la journée.

Gérer ses emails : Quelques conseils pour avoir une relation saine avec votre boite Email

Gardez à l’esprit que votre boite mail peut être un véritable générateur de procrastination ! Vous pouvez limiter cet effet en suivant quelques règles simples.

Gardez les mails nécessitant une longue réponse à plus tard, et traitez les ensemble en une séance.

Si vous ne le faites pas, vous allez perdre énormément de temps à écrire un seul mail, vous allez déborder et empiéter sur du temps qui aurait pu vous être utile.

Réservez-vous une séance spéciale et limitée dans le temps où vous répondez à ces mails à tête reposée. Votre séance limitée vous donnera les limites à ne pas dépasser. Si c’est insuffisant, procédez à une autre séance le lendemain.

Bannissez l’avertisseur de nouveaux Emails.

Certaines boites vous affichent une boite de dialogue en bas à droite lorsqu’un nouveau mail arrive. C’est très néfaste, désactivez tout de suite cette option. Pourquoi donc ?

Parce que c’est l’une des sources d’interruption les plus nuisibles pour votre concentration. Et qui dit interruption dit : deux fois plus de temps que prévu pour faire une tâche normale.

Aucun mail n’exige que vous répondiez dans la seconde.

Désactivez les notations de facebook, twitter et google +

Dans le même style, recevoir un mail vous annonçant que Guy le charpentier a retweeté votre article, que Vanessa PetiteFleur vous a mentionné sur une photo ou que Francis Vieheureuse vous invite à rejoindre la communauté des jardineurs sereins, tout cela nuit clairement à votre concentration, et sont autant de sources de procrastination.

Imposez-vous une heure limite de consultation

Le problème c’est que regarder si vous avez de nouveaux mails alors qu’il est déjà minuit et demi, ca peut affecter votre sommeil, et le sommeil est vraiment très important pour votre mémoire.

Une façon de ne pas non plus passer trop de temps à consulter votre boite (ou à surfer sur le web jusqu’à point d’heure) est de vous donner une heure limite de consultation et de vous y tenir. Cela passe par une certaine dose de self-contrôle, mais c’est indispensable.

Tim Ferriss, auteur de la semaine de 4h, propose quant à lui de consulter sa boite mail qu’une à deux fois par jour maximum, voire une fois par semaine. Est-ce que cela vous paraît réalisable ?